Politique de confidentialité

Version en vigueur au 27/04/2026
Service : Qualiobee – plateforme SaaS de gestion de formations professionnelles et de conformité Qualiopi

1. Préambule

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont la SARL Beehelp (ci-après « Qualiobee » ou « nous ») collecte, utilise, partage et protège les données à caractère personnel des Utilisateurs et des personnes dont les données sont traitées dans le cadre de l'utilisation de Qualiobee.

Elle s'applique conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

2. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la SARL Beehelp, dont les coordonnées figurent dans les Conditions Générales d'Utilisation.
Pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) :
Charles HUET – contact@beehelp.fr

Lorsque Qualiobee est utilisé par un organisme de formation pour gérer des données d'apprenants, de formateurs ou de clients, l'organisme est responsable de traitement de ces données et Qualiobee agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les modalités sont définies dans un avenant de sous-traitance (DPA) conclu avec chaque Client.

3. Catégories de données collectées

3.1 Données fournies par l'Utilisateur

– Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction, organisation ;
– Données de connexion : identifiant, mot de passe (haché), questions de récupération ;
– Données de facturation : raison sociale, SIRET, adresse postale, données de paiement (traitées par le prestataire Stripe) ;
– Données métier : sessions de formation, programmes, conventions, émargements, évaluations, signatures électroniques.

3.2 Données collectées automatiquement

– Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, type de navigateur, système d'exploitation, appareil ;
– Données de navigation : pages consultées, fonctionnalités utilisées, durée de session, parcours, événements d'interaction (sous réserve de votre consentement pour les cookies de mesure d'audience) ;
– Données générées par le Service : horodatages d'actions, métadonnées de documents générés.

4. Finalités et bases légales

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

a. Fourniture du Service – création de compte, authentification, exécution des fonctionnalités, support.
Base légale : exécution d'un contrat (article 6.1.b RGPD).

b. Facturation et obligations comptables – traitement des paiements, émission des factures, archivage légal.
Base légale : obligation légale (article 6.1.c RGPD).

c. Sécurité du Service – prévention des fraudes, détection d'incidents, conservation des journaux.
Base légale : intérêt légitime (article 6.1.f RGPD).

d. Mesure d'audience et amélioration du Service – statistiques de fréquentation, parcours utilisateur, analyse de performance via Google Analytics 4 (Google Tag Manager).
Base légale : consentement (article 6.1.a RGPD).

e. Communication relationnelle et commerciale – envoi d'emails relatifs au Service, newsletters, enquêtes de satisfaction.
Base légale : intérêt légitime (clients) ou consentement (prospects).

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seuls personnels habilités de Qualiobee dans la stricte mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs missions. Elles peuvent également être communiquées aux prestataires techniques suivants, agissant en qualité de sous-traitants :

– Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) – hébergement de l'infrastructure (régions UE) et envoi des emails transactionnels via le service Amazon SES (région eu-west-3 / Paris) ;
– Stripe Payments Europe Ltd. – traitement des paiements et gestion des abonnements ;
– Google Ireland Ltd. – mesure d'audience (Google Analytics 4) et gestion des balises (Google Tag Manager), uniquement après recueil de votre consentement ;
– Calendly LLC – prise de rendez-vous en ligne via un widget intégré sur certaines pages.

Chacun de ces sous-traitants est lié à Qualiobee par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD garantissant un niveau de protection équivalent.

Vos données ne sont en aucun cas vendues à des tiers. Elles peuvent être transmises à des autorités administratives ou judiciaires sur réquisition légale.

6. Transferts hors Union européenne

Certains de nos sous-traitants (notamment Google) peuvent transférer des données vers des pays situés en dehors de l'Union européenne, en particulier les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par :
– la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre EU-US Data Privacy Framework, lorsque le sous-traitant en est certifié ;
– à défaut, par les Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation, restriction d'accès).

Vous pouvez nous contacter à contact@beehelp.fr pour obtenir copie des garanties mises en œuvre.

7. Durées de conservation

– Compte utilisateur : pendant toute la durée d'utilisation du Service, puis 12 mois après la suppression du compte (sauvegardes), sauf obligation légale de conservation plus longue.
– Données de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (Code de commerce).
– Documents Qualiopi (émargements, conventions, évaluations) : durée définie contractuellement avec le Client, et a minima la durée d'archivage requise par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national qualité.
– Journaux techniques de connexion : 12 mois (article L.34-1 du Code des postes et des communications électroniques).
– Cookies et traceurs non essentiels : 13 mois maximum à compter de leur dépôt (recommandation CNIL).
– Prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact.

8. Cookies et traceurs

Le Service utilise différents types de cookies :

a. Cookies strictement nécessaires – session, authentification, jeton CSRF, choix de langue, consentement cookies. Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du Service et ne nécessitent pas de consentement.

b. Cookies de mesure d'audience – Google Analytics 4 / Google Tag Manager. Finalité : statistiques de fréquentation, suivi du parcours, optimisation des fonctionnalités. Ces cookies ne sont déposés qu'après consentement explicite via la bannière de consentement. Leur durée de vie est de 13 mois maximum.

Lors de votre première visite, une bannière de consentement vous permet d'accepter ou de refuser le dépôt des cookies non strictement nécessaires. Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement, sans incidence sur la licéité des traitements antérieurs, en vous rendant sur notre page dédiée : Gérer mes cookies.

9. Sécurité

Qualiobee met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données : chiffrement TLS 1.2+ en transit, chiffrement au repos des bases de données, contrôle des accès basé sur les rôles, journalisation et audit, sauvegardes chiffrées, séparation des environnements, authentification forte des accès administrateurs, audits de sécurité périodiques.

Malgré ces mesures, aucune transmission de données via Internet ne peut être garantie absolument sécurisée. L'Utilisateur reconnaît donc qu'il subsiste un risque résiduel.

10. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
– droit d'accès à vos données ;
– droit de rectification ;
– droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») ;
– droit à la limitation du traitement ;
– droit à la portabilité ;
– droit d'opposition au traitement ;
– droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
– droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez :
– écrire à contact@beehelp.fr en justifiant de votre identité ;
– ou utiliser les fonctionnalités dédiées de votre espace personnel (modification du profil, suppression de compte, gestion des consentements).

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) – 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr.

11. Mineurs

Qualiobee n'est pas destiné à des personnes de moins de 15 ans. Lorsqu'un Client utilise le Service pour gérer des apprenants mineurs, il lui appartient de recueillir le consentement des titulaires de l'autorité parentale conformément à l'article 8 du RGPD.

12. Modifications de la présente politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter l'évolution de nos traitements ou des obligations légales applicables. La date de la dernière mise à jour figure en tête de document. En cas de modification substantielle, vous serez informé par tout moyen approprié.

Pour toute question relative à la présente politique : contact@beehelp.fr.